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2022年4月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022，以下簡(jiǎn)稱“2022版”），并已于2022年7月1日實(shí)施，起草單位為國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所。此標(biāo)準(zhǔn)替代《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—1999，以下簡(jiǎn)稱“1999版”），確立了檔案多級(jí)著錄模型和原則，明確了檔案著錄項(xiàng)目及其約束性、著錄層級(jí)及著錄主體，規(guī)定了各著錄項(xiàng)目的著錄要求，適用于檔案室、檔案館對(duì)各類檔案的著錄。該文將針對(duì)2022版與1999版的差異，闡明此次修訂的背景、原則、依據(jù)、前后內(nèi)容的變化和主要技術(shù)指標(biāo)調(diào)整，從而為使用者提供相關(guān)參考。

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《檔案著錄規(guī)則》是檔案工作的基礎(chǔ)性標(biāo)準(zhǔn)，既涉及推動(dòng)檔案理論研究問題，又觸及許多具體的檔案工作方法和實(shí)際成果，最初以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 3792.5—1985）的形式發(fā)布，是我國(guó)第一個(gè)檔案標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)志著我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化走出了第一步。1999年，對(duì)其進(jìn)行了第一次修訂（補(bǔ)充），發(fā)布為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 18—1999。1999版自實(shí)施以來，在建立統(tǒng)一檔案檢索體系、開展檔案報(bào)道與交流、深入開發(fā)檔案信息資源等方面發(fā)揮了重要的作用。該標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布和實(shí)施，為實(shí)現(xiàn)中國(guó)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化打下了良好的基礎(chǔ)。但是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案著錄實(shí)踐已不能很好地適應(yīng)檔案著錄現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，難以滿足利用者對(duì)檔案信息資源在深度與廣度上開發(fā)利用的需要，也不利于機(jī)構(gòu)間和國(guó)際間檔案著錄信息的交換。2015年5月，國(guó)家檔案局對(duì)1999版進(jìn)行了復(fù)審。復(fù)審專家一致認(rèn)為檔案管理形勢(shì)已經(jīng)發(fā)生了重要的改變，有必要對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，以此為信息化環(huán)境下檔案數(shù)字資源科學(xué)、規(guī)范、有序管理，推進(jìn)館際和國(guó)際間的檔案數(shù)字資源共享利用，以及檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展奠定基礎(chǔ)、提供保障。基于此，檔案科學(xué)技術(shù)研究所提出了對(duì)1999版進(jìn)行修訂的計(jì)劃，2019年獲國(guó)家檔案局批準(zhǔn)。

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此次修訂以檔案學(xué)理論為先導(dǎo)，以檔案著錄實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，吸納了國(guó)際檔案著錄規(guī)則的多級(jí)著錄思想，遵循技術(shù)先進(jìn)，接軌國(guó)際的原則，以“科學(xué)性、適用性、統(tǒng)一性、可操作性”為目標(biāo)，保持與先前版本的連續(xù)性，注重與現(xiàn)有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性，使2022版適應(yīng)信息時(shí)代著錄工作環(huán)境變化的需求，更好地規(guī)范和指導(dǎo)檔案著錄工作。凡涉及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文本結(jié)構(gòu)和編輯性的改動(dòng)，均依據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》（GB/T 1.1—2020）的規(guī)定進(jìn)行。

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此次修訂深入開展了標(biāo)準(zhǔn)文本分析、文獻(xiàn)研究、問卷調(diào)查和專家咨詢。修訂工作組研究了相關(guān)的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特別是重點(diǎn)研讀了《國(guó)際檔案著錄規(guī)則（總則）》［ISAD（G），第二版］、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46—2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54—2014）和《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 63—2017）；分析公開發(fā)表的有關(guān)檔案著錄規(guī)則的文獻(xiàn)；調(diào)研檔案著錄工作實(shí)踐，征求了57家各級(jí)各類檔案館（室）對(duì)1999版的意見建議；充分吸納了專家學(xué)者的修改完善意見。

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2022版從1999版的9章和1個(gè)資料性附錄增加到14章和5個(gè)資料性附錄。增設(shè)“總體原則和要求”“多級(jí)著錄模型”“著錄示例”3章和“文件級(jí)著錄項(xiàng)目”“案卷級(jí)著錄項(xiàng)目”“類別級(jí)著錄項(xiàng)目”“全宗級(jí)著錄項(xiàng)目”4個(gè)資料性附錄；刪除“著錄用標(biāo)識(shí)符”“著錄條目格式”“著錄用文字”“著錄信息源”4章；原“著錄項(xiàng)目”改為“著錄項(xiàng)目清單”，并擴(kuò)充了內(nèi)容；原“著錄項(xiàng)目細(xì)則”一章分為七章，即“標(biāo)識(shí)項(xiàng)著錄細(xì)則”“背景項(xiàng)著錄細(xì)則”“內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項(xiàng)著錄細(xì)則”“利用控制項(xiàng)著錄細(xì)則”“相關(guān)檔案材料項(xiàng)著錄細(xì)則”“附注項(xiàng)著錄細(xì)則”“著錄控制項(xiàng)著錄細(xì)則”；附錄“著錄條目實(shí)例”改為“著錄條目示例”，更改了著錄條目的展現(xiàn)形式，增加了多級(jí)著錄的著錄條目示例。

與1999版相比，2022版主要進(jìn)行了三方面的重大調(diào)整，一是實(shí)現(xiàn)了多級(jí)著錄，二是調(diào)整了著錄項(xiàng)目，三是適應(yīng)了電子環(huán)境的著錄。此外，對(duì)部分術(shù)語和定義、著錄細(xì)則進(jìn)行了優(yōu)化。

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多級(jí)著錄是指檔案著錄從全宗著錄起，逐級(jí)向下著錄到類別、案卷、文件。檔案著錄規(guī)則應(yīng)反映檔案的來源原則、尊重全宗原則以及檔案實(shí)體分級(jí)別（層次）管理原則，而多級(jí)著錄規(guī)則就是這些原則在檔案著錄中的實(shí)際運(yùn)用與體現(xiàn)。1999版僅適用于文件級(jí)和案卷級(jí)的著錄，缺乏類別級(jí)和全宗級(jí)的著錄，無法反映檔案管理級(jí)次和檔案的整理結(jié)果，難以滿足多元化的檢索利用需求，不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的控制和深度加工。因此，修訂工作組以全宗理論為基礎(chǔ)，借鑒國(guó)際檔案著錄規(guī)則的多級(jí)著錄方法，進(jìn)行了如下修訂：

從著錄層次上，補(bǔ)充了類別級(jí)和全宗級(jí)的著錄，并為每個(gè)著錄項(xiàng)目規(guī)定了其所適用的著錄層級(jí)，體現(xiàn)檔案間的層級(jí)結(jié)構(gòu)和有機(jī)聯(lián)系。如圖所示給出了檔案多級(jí)著錄一般模型，但未詳盡所有可能的著錄層級(jí)。類別級(jí)一般著錄一級(jí)類別（檔案類）。

在著錄原則上，提出層級(jí)性、關(guān)聯(lián)性、相稱性原則，體現(xiàn)多級(jí)著錄思想。同時(shí)，基于我國(guó)檔案著錄工作的實(shí)際情況進(jìn)行了本土化改造，將檔案館多級(jí)著錄原則與基于文件生命周期的全過程著錄結(jié)合起來—“從全宗著錄起，逐級(jí)向下著錄到類別、案卷和件”（國(guó)外著錄工作大多由檔案館完成）改為“從文件著錄起，逐級(jí)向上著錄到案卷、類別和全宗”，從而更好地適應(yīng)我國(guó)的檔案著錄實(shí)踐。

在術(shù)語和定義中，增加了對(duì)多級(jí)著錄相關(guān)概念的界定，包括“多級(jí)著錄”“著錄層級(jí)”“著錄單元”“著錄主體”。

從著錄內(nèi)容上，增加了體現(xiàn)多級(jí)著錄的著錄項(xiàng)目，如“著錄層級(jí)”“組織機(jī)構(gòu)沿革/人物生平”等，體現(xiàn)檔案來源，揭示背景信息。

增設(shè)“文件級(jí)著錄項(xiàng)目”“案卷級(jí)著錄項(xiàng)目”“類別級(jí)著錄項(xiàng)目”“全宗級(jí)著錄項(xiàng)目”四個(gè)資料性附錄，方便使用者直觀了解各層級(jí)的著錄項(xiàng)目。

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參考國(guó)際檔案著錄規(guī)則和我國(guó)相關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)1999版的著錄項(xiàng)目進(jìn)行了總體調(diào)整。2022版在“著錄項(xiàng)目清單”一章中規(guī)定了著錄項(xiàng)目及其約束屬性，指出了其適用的著錄層級(jí)和著錄主體。著錄項(xiàng)目清單（節(jié)選）（如表所示）。

由1999版的“題名與責(zé)任說明項(xiàng)、稿本與文種項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、附注與提要項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)”7大項(xiàng)、22個(gè)小項(xiàng)，改為2022版的“標(biāo)識(shí)、背景、內(nèi)容與結(jié)構(gòu)、查閱與利用控制、相關(guān)檔案材料、附注和著錄控制”7大項(xiàng)、35個(gè)小項(xiàng)，與國(guó)際接軌，方便國(guó)際間檔案著錄信息的交換。

增加了體現(xiàn)多級(jí)著錄的項(xiàng)目“著錄層級(jí)”“組織機(jī)構(gòu)沿革/人物生平”“檔案保管沿革”“整理情況”，體現(xiàn)電子環(huán)境著錄的項(xiàng)目“計(jì)算機(jī)文件大小”“計(jì)算機(jī)文件格式”“生成方式”，促進(jìn)開放利用的項(xiàng)目“銷毀情況”“公開屬性”“開放標(biāo)識(shí)”“語言或文字”“存儲(chǔ)位置”“原件存放位置”“復(fù)制件存放位置”“相關(guān)著錄單元”，體現(xiàn)著錄管理的項(xiàng)目“著錄者”“著錄時(shí)間”；更改了著錄項(xiàng)目的名稱，將“提要”改為“范圍和提要”；刪除了著錄項(xiàng)目“電子文檔號(hào)”。以上變化不僅充分體現(xiàn)檔案的內(nèi)容和特征信息，反映其真實(shí)性、可靠性和可用性，更強(qiáng)化利用導(dǎo)向，為用戶提供多渠道、多維度的檢索途徑，方便用戶對(duì)檢索對(duì)象進(jìn)行深度分析和充分利用。

1999版將著錄項(xiàng)目的約束性分為“必著”和“選著”，2022版在此基礎(chǔ)上增加了“有則必著”，指存在這種情況時(shí)必須著錄的項(xiàng)目。比如著錄項(xiàng)“文件編號(hào)”，1999版為選著，研究認(rèn)為該約束性不夠，但如果改為必著又存在不是所有檔案都有文件編號(hào)的情況，因此2022版將其約束性改為有則必著，表示被著錄的檔案若有文件編號(hào)，則必須著錄此項(xiàng)，沒有則不必著錄此項(xiàng)，在加強(qiáng)其約束性的同時(shí)也考慮了館（室）藏檔案的不同情況，使約束性的設(shè)置更為科學(xué)。

為強(qiáng)化著錄控制，明確著錄分工，2022版增加了術(shù)語“著錄主體”并進(jìn)行了界定，標(biāo)示了各著錄項(xiàng)目的著錄主體—檔案室和檔案館，體現(xiàn)著錄工作從室藏階段到館藏階段的階段性過程。

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1999版主要面向傳統(tǒng)載體檔案的著錄，2022版在此基礎(chǔ)上同時(shí)面向?qū)π畔⑾到y(tǒng)環(huán)境中電子檔案的著錄，順應(yīng)了檔案工作環(huán)境的變化。主要改動(dòng)如下：

更改了“著錄”“著錄項(xiàng)目”的定義。強(qiáng)調(diào)了著錄工作除了用于檢索利用之外，還有對(duì)檔案的管理控制功能。強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景或管理活動(dòng)進(jìn)行分析、選擇、組織和記錄，符合電子檔案的特點(diǎn)。

刪除了手工著錄的符號(hào)、格式等要求。不同于手工著錄環(huán)境，計(jì)算機(jī)環(huán)境下著錄條目的形式為一條數(shù)據(jù)記錄，不再需要各種標(biāo)識(shí)符和固定的格式來區(qū)分和展現(xiàn)不同的著錄項(xiàng)目，故2022版更改了“條目”的定義，刪除了“著錄格式”“著錄目錄”兩個(gè)術(shù)語，不再規(guī)定著錄條目的展現(xiàn)形式，刪除了“著錄用標(biāo)識(shí)符”“著錄條目格式”“著錄用文字”和“著錄信息源”四章以及各著錄項(xiàng)目細(xì)則中關(guān)于著錄位置的規(guī)定。

增加了體現(xiàn)電子環(huán)境著錄的項(xiàng)目“計(jì)算機(jī)文件大小”“計(jì)算機(jī)文件格式”“生成方式”，有助于對(duì)電子檔案的管理控制。

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