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在電子計算機出現(xiàn)之前，主要是紙質(zhì)文件，在電子計算機出現(xiàn)之后，電子文件和紙質(zhì)文件開始同步使用，文件經(jīng)整理歸檔后稱為檔案。

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨和科學技術的發(fā)展，今后，只保存電子檔案是大勢所趨。那么，什么是雙套制？什么是單套制？什么是雙軌制？什么是單軌制？套和份有什么區(qū)別？今天，整理一篇短文，分享給大家，希望有所幫助。

一、單軌制、雙軌制、單套制、雙套制、套與份

    從歸檔環(huán)節(jié)將文件運動過程分為兩部分，歸檔前的文件運動階段是“軌”的判定期，歸檔后的文件（檔案）運動階段是“套”的判定期。

單軌制是指文件歸檔前，只有一種文件形式（紙質(zhì)或電子）存在，也就是在文書業(yè)務流轉(zhuǎn)階段只有一種文件存在形式。

雙軌制是指同一份文件，在歸檔前，兩種文件形式（紙質(zhì)和電子）同時存在，兩種文件形式同步伴隨業(yè)務流轉(zhuǎn)。

單套制是指文件歸檔后，只有一種文件（檔案）形式（紙質(zhì)或電子）處于存儲和利用狀態(tài)。

雙套制是指同一份文件歸檔后，兩種文件（檔案）形式（紙質(zhì)和電子）同時處于存儲和利用狀態(tài)。

套與份：同一文件，內(nèi)容相同，形式（載體）相同，稱為份；同一文件，內(nèi)容相同，形式（載體）不同，稱為套。

二、文件和檔案管理的五種模式

1、紙質(zhì)單軌制+紙質(zhì)單套制 

2、紙質(zhì)單軌制+紙質(zhì)雙套制 

3、雙軌制+雙套制 

4、電子單軌制+雙套制 

5、電子單軌制+電子單套制 

三、文件和檔案管理模式的發(fā)展歷程

以上五種模式就是文件和檔案管理模式的發(fā)展歷程，可以概括為三個階段。

1、第一階段

“紙質(zhì)單軌制+紙質(zhì)單套制” 和“紙質(zhì)單軌制+雙套制”這兩種模式，是主要依存于紙質(zhì)文件和檔案管理階段。

2、第二階段

“雙軌制+雙套制”這種模式，是紙質(zhì)文件與電子文件“齊頭并進”的文件和檔案管理階段。

3、第三階段

“電子單軌制+雙套制”和“電子單軌制+電子單套制”這兩種模式，是電子文件逐漸脫離紙質(zhì)文件，上升為可以獨立發(fā)揮價值和效力的文件和檔案管理階段。 

    目前我國辦公自動化程度較高的機構多處于第三發(fā)展階段的“電子單軌制+雙套制”文件和檔案管理模式，少數(shù)機構能夠?qū)崿F(xiàn)“電子單軌制+電子單套制”的文件和檔案管理模式。

四、結語

“電子單軌制+電子單套制”是指文件和檔案管理全過程都以電子文件一種形式流轉(zhuǎn)，是真正意義上的電子文件和電子檔案管理。該模式具有節(jié)省儲存空間，減少紙質(zhì)文件使用和提高工作效率等多種優(yōu)點，尤其現(xiàn)在文件類型多樣化，一些視頻、音頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)庫等文件在歸檔時無法形成紙質(zhì)文件，該模式是符合未來發(fā)展趨勢的。該模式可在一體化辦公發(fā)展較好的機構和區(qū)域實現(xiàn)，如上海市檔案局結合上海自貿(mào)試驗區(qū)實踐，已經(jīng)在自貿(mào)區(qū)嘗試性推廣電子檔案“單套制”。

文件和檔案管理模式的最終選擇受多方因素影響，是個極其復雜的問題。在信息化發(fā)展不高的行業(yè)，或發(fā)展較為滯后的地區(qū)，文件管理全程只以電子文件一種形式流轉(zhuǎn)較為困難，因此全面實現(xiàn)第五種模式，還需要健全的政策法規(guī)保障，堅實的技術支撐，發(fā)達的信息環(huán)境，打破人們傳統(tǒng)使用習慣，實現(xiàn)過程障礙重重。

目前，各立檔單位還需立足實際工作情況，在實現(xiàn)全流程單軌制和單套制的各項制約因素還未完全解決時期，應該單雙套有機結合，確保應收盡收、應歸盡歸。隨著信息化的進一步發(fā)展，無紙化辦公是大勢所趨、是政府提高行政效率的必然選擇、更是數(shù)字城市建設的必然要求，可以肯定“電子單軌制＋電子單套制”必然是未來文件和檔案管理模式，而實現(xiàn)無紙化辦公和電子檔案單套制管理，要把握好源頭和歸檔兩個產(chǎn)生紙質(zhì)文件的關鍵點，應盡量控制紙質(zhì)文件形成。

（本文參考2018年第4期《檔案學通訊》的一篇文章《基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制 概念辨析之文件管理模式探討》鮑志芳、 馬嘉悅，并經(jīng)作者本人理解整理而成，如有不妥之處，敬請批評指正）